[AFRI-Discuss] RAPPEL / INVITATION - 11 août 2009 - discussion sur les Fond Disponibles pour Voyages et Déplacements At-Large FY 2010

Gisella Gruber-White Gisella.Gruber-White at icann.org
Mon Aug 10 02:37:54 CDT 2009


Chers tous,

Kevin Wilson, Directeur Financier ICANN et Steve Antonoff, Directeur des
Ressources Humaines ICANN, vous invitent à assister à une téléconférence
pour discuter des Fonds pour Voyages et Déplacements At-Large pour l' Année
Fiscale 2010.

L'objet de ces appels est de discuter des fonds pour voyages et déplacements
pour l' Année Fiscale 2010. Actuellement, le budget ICANN ainsi que les
directives pour les voyages et déplacements prévoient le financement de 15
membres At-Large et de 10 représentants RALO (deux provenant de chaque RALO)
afin que ceux-ci puissent assister aux trois réunions annuelles de l’ICANN.
Kevin et Steve vont examiner deux alternatives proposées (voir TEXTE EN BAS
DE PAGE) aux arrangements actuels afin d'être en mesure de financer une
partie des assemblées générales régionales. La Communauté aura la
possibilité de poser des questions sur les détails de ces deux propositions.

Afin d’offrir un service d’interprétation durant les téléconférences, deux
appels ont été programmés:

* Mardi 11 août à 0300 UTC avec interprétation en FRANCAIS et ESPAGNOL
13:00 Sydney, 11:00 Singapore/Hong Kong, 06:00 Nairobi, 05:00 CEST, 04:00
Londres,
00:00 Buenos Aires (lundi 10 août), 23:00 EDT (lundi 10 août), 20:00 PDT
(lundi 10 août)

Les modalités pour cet appel se trouvent ci-dessous:
https://st.icann.org/alac/index.cgi?community_call_on_at_large_travel_suppor
t_for_fy2010_eastern_hemisphere

Pour participer en Français – merci de bien prendre note de ces conseils:
 https://st.icann.org/alac-docs/index.cgi?comment_est_ce_qu_on_peut_particip
er_%C3%A0_la_t%C3%A9l%C3%A9conf%C3%A9rence


* Mardi 11 août à 1500 UTC avec interprétation en FRANCAIS et ESPAGNOL
(08:00 PDT, 1:00 EDT, 12:00 Buenos Aires, 16 :00 Londres, 17:00 CEST, 18:00
Nairobi, 23 :00 Singapore/Hong Kong. 01:00 Sydney mercredi 12 août)
Les modalités pour cet appel se trouvent ci-dessous:
https://st.icann.org/alac/index.cgi?community_call_on_at_large_travel_suppor
t_for_fy2010_western_hemisphere


Merci d’avertir le personnel At-Large à staff at atlarge.icann.org si vous
désirez un service ‘dial-out’ pour pouvoir participer à la téléconférence.

Rappel: lorsque vous accédez à la téléconférence, veuillez citer votre nom
clairement et ensuite appuyez sur ♯

Nous vous demandons également de bien vouloir annoncer clairement votre nom
chaque
fois que vous prendrez la parole durant la téléconférence; cela permettra de
vous identifier dans la transcription ultérieure de l’appel.

********************************************************
Chers membres ALAC,

Veuillez trouver ci-dessous une note préparée par le personnel afin de
fournir des informations utiles pour les discussions portant sur
l’allocation des fonds de voyages et déplacements disponibles pour l’année
fiscale en cours.

Lorsque les membres du comité exécutif ALAC se sont rencontrés lors de la
réunion de Sydney, Steve et Kevin se sont joints à eux et ensemble ils ont
discuté de la question des voyages et déplacements et il fut décidé que le
personnel vérifierait les fonds disponibles et de la façon dont ces fonds
pourraient être étirés afin de s’assurer que chaque RALO puisse être en
mesure de présenter une assemblée générale à chaque année.

Quelques téléconférences auront lieu sous peu avec Kevin, Steve et le
personnel At-Large et tous ceux de la communauté At-Large qui désirent y
participer afin de discuter des questions de voyages et déplacements pour
l’année fiscale qui vient et tel que vous pourrez le constater en lisant ce
qui apparaît ci-dessous, une décision doit être rapidement trouvée
relativement à qui doit être financé, pour quelle raison et de quelle façon.


-------- Message Original --------
Sujet:  Voyages et déplacements pour At-Large FY 2010
Date:  Lundi, 27 juillet 2009 09:50:44 +0200
De:  Nick Ashton-Hart <nick.ashton-hart at icann.org>
À:  Cheryl Langdon-Orr <cheryl at hovtek.com.au>, Sébastien Bachollet
<sebastien.bachollet at isoc.fr>, Vanda Scartezini UOL <vanda at uol.com.br>,
Alan Greenberg <alan.greenberg at mcgill.ca>, Kevin Wilson
<kevin.wilson at icann.org>, Steve Antonoff <steve.antonoff at icann.org>,
Denise Michel <denise.michel at icann.org>, Robert Hoggarth
<robert.hoggarth at icann.org>
CC:  Personnel At-Large <staff at atlarge.icann.org>



Chers Cheryl, Vanda, Alan et Sébastien:

Relativement aux discussions ALAC qui portent sur la façon dont les fonds
pour voyages et déplacements peuvent être alloués et utilisés quant à la
question des assemblées générales RALO et la question de la participation
aux réunions ICANN, Steve, Kevin, Heidi et moi-même avons discuté à quelques
reprises et Kevin et Steve ont procédé à la vérification des chiffres à
l’intérieur de différents scénarios.

Tel que vous le savez déjà, le budget ICANN ainsi que les directives pour
les voyages et déplacements prévoient le financement de 15 membres At-Large
et de 10 représentants RALO (deux provenant de chaque RALO) afin que ceux-ci
puissent assister aux trois réunions ICANN. Ces dépenses incluent les
billets d’avions, l’hôtel et indemnités journalières.

Nous proposons deux alternatives aux arrangements actuels afin de pouvoir
financer une partie des assemblées générales.

Option 1:

* Financer 15 membres At-Large et 5 représentants RALO (un de chaque RALO)
pour assister à chaque réunion ICANN (incluant les mêmes frais pour billets
d’avion, hôtel et indemnités journalières qu'auparavant);

* Financer cinq assemblées générales annuellement (une pour chaque RALO)
selon les conditions suivantes :

o ICANN financerait jusqu’à 40% des membres RALO n’excédant pas un total de
10 membres pour chaque assemble générale et;
o le site pour l’assemblée générale choisi de concert avec ICANN afin de
s’assurer que le site choisi est économiquement viable selon les ressources
disponibles tout en facilitant une participation des ALSes;
o  ICANN paierait la salle de réunion à l’hôtel;
o  ICANN paierait pour une «participation à distance» tel que nécessaire;
o  Des billets d’avion économiques aller-retour pour les voyageurs financés;
o  Deux nuits à l’hôtel (incluant la taxe mais aucun autre frais
supplémentaire) pour les voyageurs financés;
o  Deux jours d’indemnités pour chaque voyageur financé (indemnités
journalières à être établies selon l’endroit approuvé et de la même façon
que les indemnités établies pour les réunions ICANN).


Option 2:

*Financer 15 membres At-Large et AUCUN membre RALO pour assister à chaque
réunion ICANN (incluant les mêmes frais de billets d’avion, hôtel et
d’indemnités journalières qu’auparavant);

*Financer cinq assemblées générales annuellement (une pour chaque RALO)
selon les conditions suivantes:

*ICANN financerait jusqu’à 80% des membres RALO et n’excédant pas un total
de 20 membres pour chaque assemble générale et:

o le site pour l’assemblée générale choisi de concert avec ICANN afin de
s’assurer que le site choisi est économiquement viable selon les ressources
disponibles tout en facilitant une participation des ALSes;
o  ICANN paierait la salle de réunion à l’hôtel;
o  ICANN paierait pour une «participation à distance» tel que nécessaire;
o  Des billets d’avion économiques aller-retour pour les voyageurs financés;
o  Deux nuits à l’hôtel (incluant la taxe mais aucun autre frais
supplémentaire) pour les voyageurs financés);
o  Deux jours d’indemnités pour chaque voyageur financé (indemnités
journalières à être établies selon l’endroit approuvé de la même façon que
les indemnités sont établies pour les réunions ICANN).


Nous comprenons qu’il soit possible que les RALO puissent coordonner les
assemblées générales avec d’autres réunions dans leur région afin de
maximiser le niveau de participation et aussi afin de réduire les coûts –
ceci est tout à fait acceptable pour ICANN mais n’est toutefois pas
nécessaire.


Il est bien sûr possible de trouver des options supplémentaires mais avec la
tenue prochaine de la réunion de Séoul, ICANN doit bientôt recevoir la liste
des voyageurs approuvés et les choix se rapportant aux éléments indiqués
ci-dessus affectent cette liste. D’autre part, la planification des
assemblées générales nécessite des préavis à partir du moment où une ville
et une date sont choisies. Pour ces raisons, nous suggérons que vous
choisissiez une des options mentionnées ci-haut.


Quelques éléments supplémentaires à considérer:

*Certaines régions sont plus grandes et ceci affecte le nombre de voyageurs
ainsi que le temps de préparation requis pour planifier les réunions. Nous
suggérons donc que les RALO de plus grande taille organisent leur assemblée
générale plus tard dans l’année fiscale.

*Nous suggérons que le personnel travaille avec les secrétariats des RALO et
le sous-comité des finances ALAC afin d’établir une liste des dates et
emplacements possibles pour les assemblées annuelles afin de s’assurer que
nous puissions allouer les ressources nécessaires pour l’organisation des
réunions. Nous croyons nécessiter un préavis important (8 semaines ou plus)
afin d’organiser une assemblée annuelle à partir du moment où une date et un
endroit sont choisis.

*Pour faciliter ce processus, ICANN travaille à l’élaboration d’un document
qui pourrait être utilisé afin de proposer une date, ville, pays et autres
éléments relatifs à une assemblée générale; nous ferons parvenir ce document
un plus tard et en attendant, nous travaillons de façon informelle.

*Une question fut posée à propos des nouvelles nominations NOMCOM pour ALAC
et si celles-ci devrait être financées à partir des fonds de voyages et
déplacements At-large pour assister à la réunion de Séoul. La réponse à
cette question est qu’il s’agit d’un financement séparé et que les nouvelles
nominations assisteront à la réunion de Séoul.

*Nous comprenons que les mandats de cinq membres ALAC (ceux élus
directement) expirent à la fin de la réunion de Séoul. Le financement
relatif à la présence des nouvelles nominations à Séoul devrait provenir des
fonds de voyages et déplacements At-Large. Si la communauté choisit de
financer les déplacements des nouveaux membres ALAC dont le mandat débute à
la fin de la réunion de Séoul ainsi que ceux dont le mandat se termine à la
fin de cette réunion, une telle décision aurait un impact négatif
relativement à la proposition ci-dessus et nous serions alors dans
l’obligation de réduire de façon importante notre financement aux assemblées
générales.


Veuillez réviser le tout et bien sûr en discuter avec la communauté At-large
si nécessaire et veuillez nous faire part de vos conclusions le plus
rapidement possible. N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des
questions car il nous fera plaisir d’y répondre.

*************************************************

Cordialement,

Nick Ashton-Hart, Heidi Ullrich, Matthias Langenegger, Gisella Gruber-White
ICANN At-Large Staff
email: staff at atlarge.icann.org



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