
<html>

<body>

As I am about to relinquish the honor of being the Chair of the ALAC, I

would like to leave things in reasonable order. There are a number of

overdue changes needed to the Rules of Procedure (RoP) and associated

documents.<br><br>

To summarize, our overall rule set includes:<br><br>

<b>Rules of Procedure:</b> We have a backlog of correction,

clarifications and changes to address issues that have arisen or to bring

the RoP in line with current practices.<br><br>

<b>Adjunct Document 01: "Position Description for ALAC Members,

Liaisons and Appointees"</b> I expect to be considered by the ARIWG

in relation to Issue 16 (Metrics)<br><br>

<b>Adjunct Document 02: "Metrics and Remedial Actions for ALAC

Members and Appointees"</b> was never written but to the extent it

is needed, it should also be considered in relation to Issue 16.<br><br>

<b>Adjunct Document 03: "At-Large Board Member Selection

Implementation" </b>should not need any immediate attention. The

Selection process was referenced in the Review (Issue 6) but our proposal

that was accepted by the Board disagreed with the Review Team and said

that we will not address it in the Review Implementation. We may of

course re-open that discussion at any point in the future if changes is

needed.<br><br>

<b>Adjunct Document 04: "At-Large Structure Framework"</b> will

no doubt be reviewed and likely changed as part of addressing Review

Issue 2 (ALS and Individual Membership).<br><br>

<b>ALAC E-mail Guide:</b> There are a number of corrections and changes

needed to being the document in line with current ALAC practice (and

reduce routine work).<br><br>

<br><br>

Accordingly I am proposing a set of changes to the ALAC Rules of

Procedure and the ALAC E-mail Guide. The RoP call for at least 21

calendar days notice and and this message will allow us to vote on the

amendments at the Wrap-Up Session in Barcelona. There will also be time

allocated for discussion in Barcelona, but hopefully any need for change

can be brought up and resolved via e-mail prior to travel. <br><br>

I will do a very brief overview of the changes on the ALAC call later

today, and we can have a dedicated call if people wish.<br><br>

Attached is the redline revision of the RoP as well as a Change Log

explaining each of the changes.<br><br>

Also attached is the redline E-mail Guide. All of the changes are either

clear corrections or changes to reflect current practice (such as

including the any ALT Advisor in the ALT or ALAC lists, and including key

working group chairs in the ALAC list).<br><br>

Alan<br><br>

</body>

</html>