<html>
<body>
Olivier, thank you for this. Indeed, the end product is not meetings in
exotic (or dull!) places, but to get the community involved.<br><br>
But I do want to add one caution regarding "But you know, only part
of the deal has gone through so far: the funding".<br><br>
What we have done is remove the need to justify the GAs and Summits time
after time. The actual funding will be contingent of budget issues and is
not guaranteed any more than other items are funded prior to budget
approval. <br><br>
However, given "reasonable" overall ICANN budgets, we should b
in good shape.<br><br>
Alan<br><br>
At 14/06/2016 03:53 AM, Olivier MJ Crepin-Leblond wrote:<br><br>
<blockquote type=cite class=cite cite="">Hello everyone,<br>
<br>
I am obviously thrilled about these news. This is due to a lot of people
working on this, planting seeds at various levels, adding their input to
the document and speaking to individual Board members and other community
leaders. Alan and I, as ALAC Chair, might have been the drivers of the
initiative, but the vehicle moved forward thanks to your collective push,
including our past and current selected Board members. So THANK YOU
everyone.<br><br>
But you know, only part of the deal has gone through so far: the funding.
Now comes the hard work of actually making good use of this ability to
meet more regularly both at RALO and At-Large level, in order to increase
the end user voice in ICANN. We need to organise ourselves at all levels.
We need to mobilise. We need to search for the input of end users and in
this search, we need to inform them about what is happening at ICANN. We
need to act responsibly, collectively, helping each other out,
collaborating between RALOs, with RIRs, with other organisations. We need
to use every CROPP trip to reach out as hard as we can to expand our
footprint. We need to put to bed the tensions about how we call
ourselves, whether we are civil society or not, whether we can work with
NCSG & NCUC or not, and also agree to willingly and amicably share
ALAC seats geographically around the world *so that no region or
sub-region of the world is left out*. <br>
Failing to do any of the above will just waste our time into parochial
internal fights and waste not only ICANN's money, the money which end
users have spent when they have purchased a domain name, but also
discredit the At-Large community at ICANN. We would *fail* miserably at
our task.<br>
The ICANN Board has placed its trust in our Community to do the right
thing. Let's not disappoint them. Let's not disappoint Internet end
users. We are *not* going to use this rotation of General Assemblies and
Summits as a calendar of all-paid holidays in exotic locations. Quite the
contrary, we will use it for the public good and we will *denounce*
whoever does otherwise in our community. It is a matter of trust and
accountability. Let's make end users proud of the ICANN multi-stakeholder
model.<br><br>
Olivier<br>
(writing in a personal capacity)<br><br>
<br>
On 14/06/2016 05:24, Alan Greenberg wrote:<br>
<blockquote type=cite class=cite cite="">Rinalia beat me to it, but here
is the note I received from Xavier along with my reply. <br><br>
This is indeed a landmark decision. My thanks to Olivier who spearheaded
this initiative, and to all others who contributed to its success.
<br><br>
Alan <br><br>
====================== <br>
<blockquote type=cite class=cite cite="">Thanks so much Xavier. I have
been at a meeting in Africa and did not see the announcement. <br><br>
We certainly hoped that our proposal would be accepted, but this is
faster and better than we dared hope. <br><br>
I am the rest of the ALAC and At-Large do appreciate what you, your
staff, and the Board Finance Committee have done. <br><br>
Warm regards, Alan <br><br>
<blockquote type=cite class=cite cite="">From: "Xavier J.
Calvez"
<a href="mailto:xavier.calvez@icann.org">
<xavier.calvez@icann.org></a> <br>
To: Alan Greenberg
<a href="mailto:alan.greenberg@mcgill.ca">
<alan.greenberg@mcgill.ca></a>, Cherine Chalaby <br>
       
<a href="mailto:cherine.chalaby@icann.org">
<cherine.chalaby@icann.org></a>, Asha Hemrajani
<a href="mailto:asha.hemrajani@icann.org">
<asha.hemrajani@icann.org></a> <br>
CC: "Rinalia Abdul Rahim (GMAIL)"
<a href="mailto:rinalia.abdulrahim@gmail.com">
<rinalia.abdulrahim@gmail.com></a>, "Board <br>
 Operations"
<a href="mailto:board-operations@icann.org">
<board-operations@icann.org></a> <br>
Subject: Re: ALAC proposal on multi-year planning for face-to-face
meetings <br>
Date: Mon, 13 Jun 2016 22:56:30 +0000 <br><br>
Dear Alan, <br><br>
I am following up on the email below and attached proposal. <br><br>
As Cherine and I had indicated, we have addressed this request in the
public comment responses, which were published on 6 June (see link below,
page 116/119). In case, you would not have had an opportunity to review
this document, you will find below the text of the response. Hopefully,
this conveys adequately that the ALAC request is welcome and approved.
<br><br>
I want to ensure it is clear that the Goal 1.3 of the 5-year Operating
Plan has been adjusted to reflect this proposal, with a mention of the At
Large meetings as relevant in each remaining years of the 5-year plan.
<br><br>
If you have any questions, please let Cherine or I know. <br><br>
Link:
<a href="https://www.icann.org/en/system/files/files/report-comments-op-budget-fy17-five-year-06jun16-en.pdf">
https://www.icann.org/en/system/files/files/report-comments-op-budget-fy17-five-year-06jun16-en.pdf</a>
<br><br>
Response <br><br>
Value in Face-to-Face Meetings <br>
ICANN recognizes the fundamental importance of the representation of
users in ICANN’s multistakeholder model, and of the participation of
such representatives in its activities. ICANN also recognizes that the
existing structures of the At-Large organization depend for their
effectiveness on face-to-face meetings, and that the past experience of
the value resulting from such face-to-face meetings has received broad
consensus from the community. <br><br>
ICANN Agrees with the At-Large Request <br>
ICANN welcomes the request from At-Large for a multiyear schedule of
General Assemblies and Summits. It is consistent with the
organization’s efforts to plan more and better in both short and long
terms. <br>
It allows the existing meetings and costs to be put in the longer term
perspective of a five-year cycle. This will improve the predictability of
activities and costs for the ICANN organization and allow better planning
and increased efficiency in the organization of such meetings. It also
makes explicit the commitment of the At-Large organization to the
suggested structure of meetings included in the proposal. <br><br>
The Way Forward <br>
ICANN plans to integrate the At-Large multiyear schedule of General
Assemblies and Summits, and similar requests from other parts of the
community, into ICANN’s Five-Year Operating Plan. This means At-Large
will not have to make new requests every year for the inclusion in the
Fiscal Year Operating Plan and Budget. <br><br>
Future Considerations <br>
The Fiscal Year Operating Plan and Budget are subject to community and
Board approval each year. Because of the longer term planning arising
from this process, both the ICANN and At-Large organizations will need to
be flexible and adjust the scheduling of General Assemblies and Summit
meetings to take account of circumstances as they arise. â€œ <br>
We also recommended that At-Large provides periodic updates of the
five-year cycle of meetings. These should happen at least once a year and
at least two months before the scheduled date of publication of the draft
annual operating plan and budget for public comment. <br>
<br>
Changes to be made in final FY17 planning documents <br>
Integrate the proposed multiyear planning proposal into the FY17
Operating Plan and Budget <br><br>
Thank you. <br><br>
Best, <br>
Xavier <br><br>
Xavier Calvez <br>
ICANN <br>
CFO <br>
12025 Waterfront Drive, Suite 300 <br>
Los Angeles, CA 90094 <br>
Office  : +1 (310) 301 5838 <br>
Mobile  : +1 (805) 312 0052 <br>
Fax            
: +1 (310) 957-2348 <br><br>
<br><br>
-----Original Message----- <br>
From: Alan Greenberg
<a href="mailto:alan.greenberg@mcgill.ca">
<alan.greenberg@mcgill.ca></a> <br>
Date: Sunday, May 1, 2016 at 9:40 AM <br>
To: Cherine Chalaby
<a href="mailto:cherine.chalaby@icann.org">
<cherine.chalaby@icann.org></a>, Asha Hemrajani
<a href="mailto:asha.hemrajani@icann.org">
<asha.hemrajani@icann.org></a>, Xavier Calvez
<a href="mailto:xavier.calvez@icann.org">
<xavier.calvez@icann.org></a> <br>
Cc: "Rinalia Abdul Rahim (GMAIL)"
<a href="mailto:rinalia.abdulrahim@gmail.com">
<rinalia.abdulrahim@gmail.com></a> <br>
Subject: ALAC proposal on multi-year planning for face-to-face meetings
<br><br>
>Dear Cherine, Asha and Xavier, <br>
> <br>
>As discussed in Marrakech, the ALAC Proposal for Multi-Year Planning
<br>
>of At-Large Face-to-Face Meetings has been submitted to the Public
<br>
>Comment on the Y17 plan and budget. I am attaching a copy here for
<br>
>your convenience. I am of course available to answer any questions
<br>
>you may have. <br>
> <br>
>If you have any idea of the time-line for addressing the proposal, I
<br>
>would appreciate if you could share it. If it is aspirational and not
<br>
>something you would like to see published, I will only share with my
<br>
>trusted leadership team. You will note that the proposal implies but
<br>
>does not explicitly say that this should be rolled into the FY17 plan
<br>
>and budget, so we have tried to give you flexibility as to how things
play out. <br>
> <br>
>Warm regards, Alan </blockquote></blockquote><br><br>
<br>
<pre>_______________________________________________
ALAC mailing list
<a href="mailto:ALAC@atlarge-lists.icann.org">
ALAC@atlarge-lists.icann.org</a>
<a href="https://atlarge-lists.icann.org/mailman/listinfo/alac" eudora="autourl">
https://atlarge-lists.icann.org/mailman/listinfo/alac</a>

At-Large Online:
<a href="http://www.atlarge.icann.org">http://www.atlarge.icann.org</a>
ALAC Working Wiki:
<a href="https://community.icann.org/display/atlarge/At-Large+Advisory+Committee+(ALAC)">
https://community.icann.org/display/atlarge/At-Large+Advisory+Committee+(ALAC)</a>
</pre></blockquote><br><br>
<pre>-- 
Olivier MJ Crépin-Leblond, PhD
<a href="http://www.gih.com/ocl.html">http://www.gih.com/ocl.html</a>
</pre><br>
Content-Type: text/plain; charset="us-ascii"<br>
Content-Transfer-Encoding: 7bit<br>
Content-Disposition: inline<br>
X-Microsoft-Exchange-Diagnostics:<br>
<x-tab>        </x-tab>
1;SN1PR0301MB2030;9:rEVUuuh07sST6yxccEu4X87NAkckyV+TQ4W43S5cEcjPoRqxS/k2HgWAlFNLO1IxwPsnf6EC+nBhJWb/5oYMhETObLcD/P1EiwBH07kszUqZR+0XqEOWkTIBkEJSb5tqhNCp/Sh6VBBiUzRnIyEcGTFWOQKd37MyBsBMkms+kASBmz6NVvJ7SMV/aFDh2H0T<br>
<br>
_______________________________________________<br>
ALAC mailing list<br>
ALAC@atlarge-lists.icann.org<br>
<a href="https://atlarge-lists.icann.org/mailman/listinfo/alac" eudora="autourl">
https://atlarge-lists.icann.org/mailman/listinfo/alac</a><br><br>
At-Large Online:
<a href="http://www.atlarge.icann.org/" eudora="autourl">
http://www.atlarge.icann.org</a><br>
ALAC Working Wiki:
<a href="https://community.icann.org/display/atlarge/At-Large+Advisory+Committee+(ALAC" eudora="autourl">
https://community.icann.org/display/atlarge/At-Large+Advisory+Committee+(ALAC</a>
)</blockquote></body>
</html>